简普一级档案管理软件

简普 简普固定资产与档案专业管理 2024-05-4 15:34 广东

一、产品概述

    根据省联社《关于进一步加强广东省农村合作金融机构相关档案管理工作的通知》（粤农信联办发〔2016〕240号）要求，进一步做好一级信贷档案管理工作，促进信贷业务一级档案管理工作制度化，信贷业务一级档案的科学管理。切实推动广东河源农村商业银行股份有限公司（以下简称“我行”）一级档案信息化、集中化管理，本部门拟在信贷二级档案管理软件的基础上，部署一级档案管理软件，对一级档案实行信息化管理，并结合软件建立一级档案管理制度及档案流转审批流程，实现档案介质数字化、档案管理系统化和档案查询信息化，从而提升一级档案安全性，节约档案管理成本，达到“合规经营，从严治贷”的信贷管理目标。结合我行的实际情况，特制订本工作方案。

二、一级信贷档案资料定义

一级信贷档案资料包括：用于信贷抵（质）押的他项权证/不动产登记证明、房地产权权证/不动产权证、国有土地使用证、财产保险单、银行存单、仓单、股票/股金证、有价证券、银行承兑汇票、贴现票据等所有作为抵（质）押物的证明文件、抵债物的权属凭证（适用于以物抵债情况）及借款债权凭证、贷款逾期催收通知书、贷款诉讼文书及本行认为视同一级档案管理的其他凭证。

三、一级信贷档案信息化集中管理推广

单独部署一套档案软件，按一级档案管理要求配置系统界面、台账报表、工单流程等，日后审批流程等管理需求若有变更，档案系统亦可灵活适应。采购扫描仪等设备，搭建扫描流水线，高效完成扫描上线工作。由运营管理部独立管理系统，制定各机构一级档案移交周计划表，争取三个月内完成存量一级档案的扫描上线工作。

为提高工作效率，系统上线阶段要设置一个独立办公室用于接收扫描一级档案，并配备监控设备。档案办公室需配备2人，1人负责电子扫描，1人负责移交接收与复核、标签打印和装订上架。需确定其中1人为小组长，负责项目进度和质量。

4.档案室建设

（1） 在农商行建设一级档案室，请见下图：

（2） 档案室抽拉柜或密集架列、组、层准确位置标签管理，请见下图：

（3） 建立标签化的实物档案管理，清楚档案摆放位置，并通过条码扫描实现架位管理和快速盘点，提升管理效能；

四、《简普一级档案管理软件V4.0》一级档案版本介绍

（1） 成熟稳健的软件平台

n 简普一级档案管理软件V4.0一级档案版本（下称：简普一级档案软件））从2007年发展至今已是V4.0版本，成功实施了多家省内外的农合机构客户。

n 各农合机构对一级档案（他项权证/房地产所有权证、他项权证/国有土地使用他项权证、他项权证/林权证、银行存款单、他项权证/股金证、有价证券、银行票据、财产保险单、房地产销售票、其他作为抵（质）押物）管理有着不同的细节要求，简普档案软件从每个客户案例中不断兼容并蓄、去芜存菁，成长为行业内响亮的专业软件品牌。

n 简普档案软件已基本不需要二次开发，通过定制化配置便可满足各农合机构的管理需求，较大缩短项目实施周期和成本以及后期维护的工作量。

（2） 全自定义平台

n 不同农合机构对一级档案的管理都有自己的特性，例如档案收集的资料要求、工作规范和审批流程、各层级的管理权限、报表展现方式、档案需要管理的属性、单据的样式等等。软件只是工具，不可能喧宾夺主的让实际管理模式来迁就软件固有模式，而定制开发又涉及周期和成本问题。

n 简普档案软件是功能强大的全自定义平台，可根据客户的实际需求快速定义软件细节，如下图所示。

随着农合机构不断发展，信贷档案管理的需求也会不断变化，自定义平台能适应未来对兼容性和拓展性的管理要求。

（3） 定制管理系统和各流程SOP

根据农商行现行管理制度和实际管理现状，结合其他案例的实施经验，为客户量身定制档案管理系统，制定档案流转各个环节（如实物档案整理、移交、高速扫描、装盒上架等流程）的操作规范，让档案管理系统更好的应用于日常档案管理工作，让制度落地。

档案上架流程：整理à档案信息录入à打印条码à贴条码à拆订à扫描à映像图像编辑à上传à装订à装盒à上架。

（4） 一级档案集中保管，全过程信息化管理

·       建立一级档案细化要求的档案系统

五、配套硬件

· 高速平板扫描仪：方正（Founder） F3810平板扫描仪A3彩色高清快速扫描

·       条码打印机（二维标签打印机）： 得实DL-630

·       数据采集器：蓝畅AC208

六、组织实施，成立推广工作领导小组

为确保一级档案实行信息化集中管理工作顺利开展，明确工作任务，落实工作职责，总行成立推广工作领导小组，成立由分管领导担任组长，运营管理部、办公室、风险管理部、法律合规部、科技中心、公司业务部、普惠金融部及各A类支行负责人为成员的领导小组。领导小组下设办公室，办公室设在运营管理部，由运营管理部总经理兼任办公室主任。成员由运营管理部业务骨干人员组成，具体负责建设方案制定、建设实施和总结报告等工作。

实施计划安排如下表

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